Paper Enterprise System

PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP) PADA

PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS

Disusun Oleh ;

Alex Irfani (1401141576) – LA16

PAPER INI DIBUAT GUNA UNTUK

MELENGKAPI TUGAS MATA KULIAH

ENTERPRISE SYSTEM

KATA PENGANTAR

Puji syukur berkat rahmat dan karunia Allah SWT penulis dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Enterprise System yaitu “Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills”.

Perusahaan dalam menghadapi persaingan global harus mampu mengintegrasikan setiap lini dalam perusahaanya dengan baik. Oleh karena itu diperluakan suatu aplikasi untuk dapat membantu perusahaan untuk menjalankan roda bisnisnya menjadi lebih baik. Aplikasi tersebut adalah Enterprise Resource Planning (ERP).

Pada kesempatan ini pula penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Enterprise System yakni Ir. Tumar, M.Kom dan juga kepada semua pihak sehingga tugas paper ini dapat tersusun. Semoga paper ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Kritik dan saran membangun senantiasa kami terima demi kesempurnaan paper ini.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................. ii

DAFTAR ISI............................................................................... iii

I. PENDAHULUAN................................................................. 1

1.1 Latar Belakang....................................................................... 1

1.2 Tujuan................................................................................... 1

1.3 Manfaat ................................................................................ 1

II. TINJAUAN PUSTAKA....................................................... 2

III. METODOLOGI.................................................................. 4

3.1Objek dan Waktu Penulisan..................................................... 4

3.2 Metodologi............................................................................ 4

3.3 Jenis dan Sumber Data .......................................................... 4

3.3 Analisis Data ......................................................................... 4

IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN............................ 5

V. PENERAPAN ERP PADA
PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS....................... 6

VI. KESIMPULAN DAN SARAN............................................ 10

6.1Kesimpulan............................................................................... 10

6.2 Saran....................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA ................................................................ 11

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Peran utama sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global.

Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap perusahan merasa perlu menerapkan teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi menyebabkan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Misalnya penggunaan Enterprise Resource Planning (ERP). ERP menurut O’Brien dan Marakas (2011) adalah sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan proses setiap lini dalam manajemen perusahaan. ERP merupakan sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. ERP sebagai suatu sistem yang terkomputerisasi jika dimanfaatkan secara optimal dalam mengintegrasikan setiap proses bisnis maka akan meningkatkan efisiensi perusahaan.

Salah satu perusahaan yang mengimplementasikan ERP dalam bisnisnya adalah PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. Dengan menerapkan ERP maka diharapkan visi perusahaan untuk menjadi pabrik pulp and paper nomor satu yang berstandar internasional dapat tercapai.

1.2 Tujuan

Pada makalah ini akan dibahas mengenai penerapan ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills.

1.3 Manfaat

Manfaat dari penulisan ini adalah agar kita mengetahui bagaimana proses penerapan ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. ERP menurut Russel dan Taylor (2003) adalah perangkat lunak yang mengorganisasi dan mengelola proses bisnis sebuah perusahaan dengan cara sharing informasi antar area fungsional. ERP adalah sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan sistem ERP.

ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan. ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan manufaktur umumnya akan memproses data dari dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia (O’Brien dan Marakas, 2011). Pada Gambar .1 di bawah ini menjelaskan komponen aplikasi utama dari sistem ERP.

Gambar .1

Komponen Aplikasi Utama ERP

Menurut O’Brien dan Marakas (2011), sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, diantaranya:

1. Kualitas dan Efisiensi

ERP menciptakan kerangka kerja yang dapat mengefisienkan layanan pelanggan, produksi, dan distribusi

2. Penurunan Biaya

ERP sebagai sistem yang terintegrasi menghasilkan penurunan dalam biaya pemrosesan transaksi, hardaware, software dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi.

3. Pendukung Keputusan

ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang penting secara cepat sehingga membantu manajer dalam mengambil keputusan tepat waktu.

4. Kelincahan Perusahaan

ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, serta menghasilkan organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif dalam memanfaatkan peluang baru bisnis.

Namun dibalik besarnya manfaat, implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Serta tidak sedikit biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk investasi sistem ini. Biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya tambahan akibat pergantian sistem.

III. METODOLOGI

3.1 Objek dan Waktu Penulisan

Objek yang dibahas pada paper ini adalah Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. Pemilihan objek dilakukan secara purposive (sengaja). Kegiatan pengumpulan data hingga penulisan paper dilaksanakan pada bulan Oktober hingga Desember 2014.

3.2 Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam makalah ini adalah metode deskriptif. Tujuan dari metode deskriptif adalah untuk memberikan gambaran secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat dari objek tertentu.

3.3 Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder diperoleh dari berbagai studi literatur diantaranya adalah penelitian terdahulu, buku, serta artikel elektronik yang diakses dari internet.

3.4 Analisis Data

Data sekunder yang telah diperoleh kemudian dianalisa secara kualitatif. Pada bab pembahasan dipaparkan mengenai Enterprise Resource Planning (ERP) dan selanjutnya diulas secara singkat dengan merujuk pada literatur terkait.

IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam industri pulp and kertas di Indonesia. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills ini mulai beroperasi pada tahun 1977. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills mengolah bahan baku yaitu pulp menjadi beberapa macam jenis kertas, seperti ; kertas printing dan kertas non printing, yang didistribusikan di Indonesia bahkan sampai ke luar negeri. Jenis kertas bervariasi mulai dari art Paper, art board, cast coated paper, dan cast coated board. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills terkenal dengan produk andalannya yaitu “Top Quality Paper” dengan merk dagang “Bola Dunia”. Sampai saat ini, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu pabrik penghasil kertas terbaik di Indonesia. Seiring dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, kini PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills bergabung dengan Grup Sinar Mas di bawah payung APP (Asia Pulp and Paper). Visi dan misi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills adalah sebagai berikut:

Visi:

“Menjadi pabrik pulp and paper nomor satu yang berstandar internasional di abad 21, guna menciptakan nilai yang lebih besar bagi pelanggan, pemegang saham, karyawan dan masyarakat.”

Misi:

1. Meningkatkan pangsa pasar secara global.

2. Meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

3. Meningkatkan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan.

V. PENERAPAN ENTREPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS

PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills menerapkan ERP untuk mempercepat komunikasi serta memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan secara tepat dan cepat. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan perusahaan pertama yang menjadi pilot project implementasi ERP di grup perusahaan APP (Asia Pulp and Paper) pada tahun 1996. Software ERP yang digunakan oleh PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills adalah SAP (System Application Product in Data Processing).

Beberapa hal yang melatarbelakangi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills mengimplementasikan ERP adalah:

1. Perusahaan ingin memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan berupa kualitas dan ketepatan waktu.

2. Perusahaan ingin mengintegrasikan sistem internal yang ada untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

3. Perusahaan ingin mengintegrasikan aktivitas bisnis dengan supplier maupun retailer mulai dari proses pembelian material hingga pengiriman sehingga dapat mempersingkat waktu pengiriman dan menyederhanakan proses administrasi.

SAP merupakan aplikasi utama yang digunakan oleh PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah modul-modul SAP yang diimplementasikan pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills beserta fungsinya:

1. Finance and Costing

Modul ini digunakan pada bagian Finance yang terdiri dari (a) Invoice, berfungsi untuk mengelola tagihan keuangan (b) Finance, berfungsi untuk mengelola arus keuangan perusahaan dan (c) Costing, berfungsi untuk membuat jurnal, neraca, balance sheet dan penghitungan gaji.

2. Material Management

Modul ini digunakan pada bagian Administration B dan Sales & Marketing, terdiri dari (a) Procurement berfungsi untuk mengatur pembelian bahan baku, spareparts, dan barang jadi, (b) Inventory Management berfungsi untuk mengatur persediaan bahan baku, spare parts, dan barang jadi (c) Warehouse Management berfungsi untuk mengatur letak dan pengkodean dari masing-masing produk yang dihasilkan dan (d) Business Intelligent Warehouse berfungsi untuk mengatur proses pelaporan produksi.

3. Quality Management

Modul ini digunakan pada bagian Technical Division, berfungsi sebagai sistem yang dapat melakukan pengecekan terhadap kualitas bahan baku dan sparepart.

4. Human Resource Management

Modul ini digunakan oleh semua karyawan. Modul ini terdiri dari (a) Electronic Data Management berfungsi untuk mengatur penyimpanan data-data perusahaan (b) Time Event Management berfungsi untuk mengatur keluar masuknya karyawan kedalam perusahaan (c) Organization Management berfungsi untuk mengatur struktur organisasi, sistem manajemen, dan letak tiap-tiap unit yang ada di perusahaan (d) Recruitment berfungsi untuk mengatur perekrutan dan pelatihan karyawan.

5. Sales and Distribution

Modul ini digunakan pada bagian Sales & Marketing dan Administration B terdiri dari (a) Billing berfungsi untuk untuk pembuatan nota-nota pembayaran, pembelian, tagihan-tagihan,dan lainnya (b) Shipment berfungsi untuk mengatur pengiriman produk dan (c) Sales and order berfungsi untuk mengatur penjualan dan permintaan terhadap produk.

6. Plant Maintenance

Modul ini digunakan pada bagian Production yang terdiri dari (a) Corrective Management berfungsi untuk menentukan jadwal shutdown dan (b) Plant Management berfungsi untuk mengatur mesin-mesin yang ada di pabrik.

7. Supplier Relationship Management (SRM)

Modul ini digunakan untuk mengatur hubungan antara perusahaan dengan supplier-supplier perusahaan. SRM digunakan oleh bagian Purchasing dan Administration B.

8. Project Management

Modul ini digunakan pada bagian Civil, yang digunakan untuk mengelola budgeting dan perencanaan proyek-proyek perusahaan yang akan dibuat misalnya untuk pembangunan pabrik baru.

Sebagai salah satu perusahaan produsen kertas yang menerapkan ERP, maka PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat memperoleh manfaat dalam sisi fungsionalitas dan operasional. Secara lebih spesifik, manfaat yang diperoleh yaitu adanya informasi yang tepat, cepat serta akurat dalam bidang keuangan, manajemen bahan baku, penjualan, personalia, perawatan dan pemeliharaan serta pengontrolan produksi.

Sebelum menggunakan system ERP, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills menggunakan aplikasi berbasis hardware IBM AS/400 yang belum terintegrasi yang dikembangkan sendiri oleh tim TI internal perusahaan. Pengembangaan saat itu hanya untuk memenuhui kebutuhuan unit bisnis sendiri dan dilakukan secara parsial.

Manfaat lainnya yang diperoleh oleh PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills setelah menerapkan sistem ERP adalah:

1. Meningkatkan efisiensi sebesar lebih kurang 30% karena sistem yang terintegrasi serta proses pengambilan keputusan pun akan lebih.

2. Mempercepat proses pembelian material karena dapat dilakukan dalam waktu beberapa jam saja.

3. Mempercepat pengiriman barang yang dalam jangka waktu 1 bulan dapat dilakukan 2-3 kali pengiriman.

4. Pengurangan kertas untuk keperluan administrasi.

5. Penurunan jumlah keluhan dari pelanggan.

Walaupun banyak manfaat yang kini diperoleh, namun PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills juga perlu memperhatikan dan mewaspadai faktor-faktor yang dapat mengancam penerapan ERP yang saat ini diterapkan. Faktor-faktor tersebut diantaranya:

1. Masalah Internal Perusahaan

Terkadang sistim ERP yang telah berhasil dibuat untuk perusahan bisa juga gagal walaupun sistem tersebut telah memenuhi kebutuhan pengguna karena departemen di dalam perusahaan yang akan terlibat di dalam penggunaan sistem sebagian ada yang tidak menyetujui format laporan ataupun informasi yang di keluarkan oleh sistem.

2. Kostumisasi Sistem yang Berlebih

Fitur yang sangat lengkap diinginkan oleh banyak perusahaan yang menerapkan ERP, namun terkadang permintaan tersebut bisa merubah sistem menjadi sangat rumit dan sulit untuk digunakan sehingga nantinya bisa menjadi indikasi perusahaan untuk tidak menggunakan sistem dan kembali ke cara lama yang membuat investasi perusahaan akan terbuang sangat percuma.

3. Kurangnya Pelatihan & Sosialisasi

Kurangnya pelatihan dan sosialisasi dan perusahaan yang menyepelekan kerumitan sistem yang dibangun maka bisa berakibat gagalnya implementasi.

VI. KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills telah menggunakan sistem ERP yang berbasis software SAP (System Application Product in Data Processing). Modul SAP yang diimplementasikan diantaranya adalah Finance and Costing, Material Management, Warehouse Management, Quality Management, Human Resource Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, Supplier Relantionship Management, serta Project Management.

Penerapan ERP pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat mempercepat komunikasi, memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan secara tepat dan cepat, serta meningkatkan layanan kepada pelanggan.

6.2 Saran

Untuk meminimalisir hambatan dan ancaman yang mungkin terjadi terhadap sistem ERP PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills, diperlukan keselarasan antara bisnis proses, SDM, serta teknologi informasi serta perusahaan perlu fokus pada perbaikan terus-menerus melalui pemantauan terhadap sistem ERP yang telah dijalankan.